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Proyectos Farol · Industria

Automatización de facturas de proveedores con IA

De la recepción a la contabilización en el ERP, con personas solo en las excepciones.

Problema

Gran volumen mensual de facturas procesadas a mano. Tiempo medio de tramitación elevado. Errores de contabilización que generan retrabajo y fricción con los proveedores.

Solución

Recepción centralizada (correo electrónico, portal, EDI), extracción con OCR + LLM, validación con motor de reglas (3-way match) e integración automática con el ERP. Flujo de excepciones para que las personas intervengan solo donde realmente aportan valor.

KPI

  • Tiempo medio de tramitación de facturas
  • % de facturas en straight-through processing
  • Reducción de errores de contabilización
  • Horas/mes liberadas en cuentas por pagar

Cómo se mide

Cada KPI con línea de base y objetivo.

Las cifras de este proyecto salen de tus datos. Medimos la línea de base en el encuadre, acordamos contigo el objetivo antes de construir y, en producción, medimos los mismos KPI de la misma forma.

  1. 01Línea de baseMedida en el encuadre, con los datos del proceso tal como funciona hoy.
  2. 02ObjetivoAcordado con el responsable del caso antes de construir, a partir de la línea de base.
  3. 03En producciónLos mismos KPI, medidos de la misma forma, comparados con la línea de base.
Tiempo medio de tramitación de facturas
De la recepción a la contabilización en el ERP, con las fechas registradas en el ERP y en el buzón.
% de facturas en straight-through processing
Facturas contabilizadas sin intervención manual, divididas por el total recibido en el periodo.
Reducción de errores de contabilización
Notas de crédito, anulaciones y correcciones por errores de contabilización, contadas en el ERP.
Horas/mes liberadas en cuentas por pagar
Horas de cuentas a pagar dedicadas a facturas, medidas por muestreo antes y después.

Antes de empezar

Requisitos previos y riesgos.

Requisitos previos

  • Acceso de lectura al ERP (proveedores, pedidos y recepciones) y al buzón o portal donde llegan las facturas.
  • Pedidos y albaranes de recepción registrados en el ERP: sin ellos no hay 3-way match.
  • Una persona de cuentas a pagar para validar las reglas y tratar las excepciones en el piloto.

Riesgos y cómo los tratamos

  • Facturas mal escaneadas o fuera del estándar

    La extracción falla más en escaneos de baja calidad y en formatos poco habituales. Cada campo extraído lleva un grado de confianza y, por debajo del umbral, la factura pasa a revisión humana.

  • Contabilizaciones erróneas en el ERP

    El proyecto empieza en modo de propuesta: el sistema prepara la contabilización y una persona la aprueba. La contabilización automática solo se activa cuando los errores medidos en el piloto lo justifican.

  • Datos de proveedores

    Las facturas incluyen NIF, IBAN y direcciones. El acceso sigue los perfiles del ERP, y el perímetro de los datos se acuerda con tu equipo de TI antes de conectar las fuentes.

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